Wat doet Flexcompas met uw gegevens?

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke is Ceteco International B.V., handelsnaam Flexcompas, KvK 91966957, Rijshoeve 22, 5382 KX 's-Hertogenbosch. Vragen over privacy: flexcompas@energieburcht.nl.

Welke gegevens, waarom en op welke grondslag

• Formulier kennismaken: naam, organisatie, functie (optioneel), e-mail, telefoon (optioneel), gebied, dossier en uw vraag. Doel: contact met u opnemen over uw vraag. Grondslag: uw toestemming, die u geeft met het vinkje onder het formulier.
• Formulier gratis kaart: gemeente, naam, e-mail, organisatie (optioneel) en toelichting (optioneel). Doel: de kaart maken en met u bespreken. Grondslag: uw toestemming.
• Herkomst van uw aanvraag: bij een formulier slaan we op op welke pagina u binnenkwam, de verwijzende site en de campagnelink (utm), als die er is. Doel: weten welke pagina's helpen. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang. Zie ook de cookieverklaring.
• Bevestiging en interne melding: na het verzenden krijgt u een bevestiging per mail, en wij een melding op flexcompas@energieburcht.nl. Grondslag: uw toestemming.
• Bezoektelling zonder cookie: per bezoek het type (bijvoorbeeld een paginabezoek), de pagina en eventueel het dossier. Unieke bezoekers tellen we met een dag-hash: een code die we op de server van uw IP-adres maken met een geheim gegeven erbij, en die elke dag wisselt. Het IP-adres zelf bewaren we niet, en de code is niet naar u terug te leiden. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te weten welke uitleg helpt.
• Bescherming tegen misbruik: om te voorkomen dat iemand de formulieren of de telling overspoelt, houden we kort bij hoe vaak een gehashte afzender iets verstuurt. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige site.

Hoe lang

• Aanvragen via het formulier kennismaken en het kaartformulier: 24 maanden na ontvangst.
• Bezoektelling: 13 maanden.
• Gegevens tegen misbruik: 1 uur.

Een geplande taak verwijdert de gegevens daarna elke nacht automatisch uit de database. De meldingen staan in onze zakelijke mailbox (Google Workspace); die ruimen we op na afloop van het contact, en uiterlijk na 24 maanden.

Wie het voor ons verwerkt

• Supabase: database, servers in de EU (Ierland).
• Render: hosting van de website, servers in Frankfurt.
• Resend: verstuurt de bevestiging aan u en de interne melding aan ons, vanaf noreply@flexcompas.nl of flexcompas@energieburcht.nl, servers in de EU (Ierland). Resend is een Amerikaans bedrijf; voor een eventuele doorgifte buiten de EU gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• Google Workspace: onze zakelijke mailbox, waarin de interne melding en uw verdere mail met ons binnenkomen. Voor een eventuele doorgifte buiten de EU gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
• PDOK (Kadaster): levert de kaarttegels en de zoekfunctie op de kaart. Uw browser haalt die rechtstreeks bij PDOK op, dus PDOK ziet uw IP-adres en, als u zoekt, de plaatsnaam die u intypt. PDOK plaatst geen cookies.
• Google Ads: alleen als u daar toestemming voor geeft, om te meten of een advertentie tot een aanvraag leidde. Zolang wij geen advertenties meten, laadt er geen enkel script van Google.

Lettertypen en het kaartprogramma staan op onze eigen server; daarvoor maakt uw browser geen verbinding met een andere partij. Met de verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst of de standaardvoorwaarden van de dienst die dat regelen. We verkopen uw gegevens niet en delen ze met niemand anders.

Uw rechten

U mag uw gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. U mag ook vragen de verwerking te beperken, bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, uw gegevens in een gangbaar bestand opvragen en uw toestemming op elk moment intrekken. Mail daarvoor naar flexcompas@energieburcht.nl; we reageren binnen een maand.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.